به گزارش روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی تهران، دکتر شهرزاد غیاثوندیان مدیر گروه آموزشی دانشگاه گفت: یکی از فواید میز خدمت الکترونیک جلوگیری از اتلاف وقت افراد است چرا که با این شرایط ترافیک، باید از راه دور و نزدیک حضوری مراجعه کنند. در ابتدای آغاز به کار میز خدمت الکترونیک مباحثی مثل ترافیک و اتلاف وقت و رفت‌وآمد افراد وجود داشت، اکنون با توجه به بیماری بازهم شرایط ایجاب کرد که بسیاری از کارها از طریق الکترونیک انجام شود و افراد مراجعه حضوری نداشته باشند، و این کار خیلی کمک‌کننده بود. معاونت آموزشی در بحث میز خدمت و تکریم ارباب‌رجوع جزء مؤسسات و سازمان‌های پیشرو است و تقریباً جزء گروه های اول هستیم که میز خدمت را در دانشگاه شروع کردیم و این اقدام بسیار خوب بود. به نظر من با توجه به سابقه‌ای که من در مسائل آموزشی دارم این کار ازنظر اجرایی بهترین کاری بود که می‌توانست در زمان خودش انجام شود. از سال‌1397 شروع کار میز خدمت در دانشگاه بود و بالای 95 درصد امور از طریق میز خدمت و با ثبت درخواست در آن و پیگیری‌های الکترونیک اتفاق افتاد. خوشبختانه بعدازاینکه دانشگاه این اقدام را انجام داد دانشکده‌ها هم میز خدمتشان فعال شد، به‌هرحال میز خدمت در فرایند گروه آموزش رویداد بسیار مهمی است.

مزیت دیگر میز خدمت، تسریع در انجام کارها بود، یعنی بلافاصله در هرروز درخواست‌هایی که میز خدمت برای ما ارسال می‌کند در ادارات به قسمت‌های مختلف توزیع می‌شود اما قبل از این به این سرعت امکان‌پذیر نبود پس تسریع در انجام کار، امکان پیگیری توسط ارباب‌رجوع از ویژگی میز خدمت است که ارباب‌رجوع از هرجایی که می‌خواهد می‌تواند با شماره پیگیری که در دست دارد نامه خود را پیگیری کند. نکته دیگر اینکه در ادارات آموزش برای کارکنان فراغ بال بیشتری ایجاد شده که بتوانند در پرونده‌ها کار کنند. انسان موجودی است کریم و دارای کرامت، شن و شخصیت دارد، نباید به اینجا مراجعه کند و خدایی نکرده برخورد مناسبی با آن نشود من فکر می‌کنم یکی از ارزش‌های میز خدمت‌ در سازمان‌ها این است که این اتفاق را کاهش داده است.

بهترین مزیت میز خدمت این است که ما فرصت تکریم بیشتری پیدا کردیم، یعنی فرصت یافتیم کار ارباب‌رجوع را حتی در غیاب خودش انجام دهیم. من فکر می‌کنم بیشترین ارزش‌افزوده‌ای که میز خدمت‌ در سازمان‌ها ایجاد می‌کند همین بهبود روابط بین ارباب‌رجوع با ادارات و کارشناس‌های حوزه‌های اجرایی است که روزبه‌روز این بهتر شود و این درک متقابل اتفاق بیفتد و من فکر می‌کنم اگر که این میز خدمت‌ها حداقل کاری که بتوانند انجام بدهند این نقش باشد این بزرگ‌ترین ارزش‌افزوده برای سازمان‌ها است.

پروانه موسوی کارشناس مسئول اداره آموزش دانشکده پزشکی گفت: میز خدمت یکی از اتفاق‌های خوبی بود که در سازمان اتفاق افتاد و اولین مزیت آن این بود که باعث کاهش مراجعه‌ی ارباب‌رجوع شد یعنی از مراجعه‌ی حضوری ارباب‌رجوع تا حد زیادی پیشگیری کرد. میز خدمت دانشکده پزشکی از پاییز سال 98 افتتاح شد و از بزرگ‌ترین مزایایش کاهش مراجعه ارباب‌رجوع بود خصوصاً در مورد دانشجویان پزشکی، زیرا در مقطع کارآموزی و کارورزی دانشجویان ما در بیمارستان مستقر هستند درنتیجه این‌یک مزیتی شد برای آنان که بدون مراجعه حضوری درخواستشان را در هر ساعتی از شبانه‌روز بتوانند ارسال کنند و میزان رضایتمندی‌شان خیلی هم از این طرح خوب بود، در رابطه با تکریم ارباب‌رجوع به این نکته می‌توانم اشاره‌کنم که درخواستشان خیلی سریع انجام می‌شود.

دکتر افضل شمسی معاون اداری و مالی دانشکده پیراپزشکی گفت: به‌هرحال فرآیندها بسیار کوتاه شده و مانع از حضور افراد برای درخواست‌ها شده چون اتوماسیون است پیگیری‌ها خیلی سریع‌تر انجام می‌شود. روند و ثبت اداری این فرایندها در اتوماسیون انجام می‌شود و در دوران کووید 19 به این نیاز داشتیم که مراجعات کمتر شود این طرح به‌عنوان یک نقطه‌ی قوت دانشکده ما و سیستم اداری معرفی و شناخته می‌شود. میز خدمت دانشکده پیراپزشکی در 21 آذرماه 1397 راه‌اندازی شد و تمامی فرایندهای اداری و آموزشی از طریق میز خدمت انجام می‌شود چه کارکنان، چه دانشجویان و چه ارباب‌رجوع هرکسی که مراجعه‌کننده باشد از طریق میز خدمت می‌تواند انجام دهد ما فرایند اداری و ثبت این نامه‌ها را تدوین کردیم و از طریق سامانه اطلاع‌رسانی حضوری انجام می‌دهیم کارشناس میز خدمت گذاشتیم که افرادی که مراجعات حضوری دارند این فرآیند را آموزش می‌دهند. من فکر می‌کنم همه واحدها میز خدمت نیاز دارند و اهمیت آن این هست که سیستم اداری را خیلی سریع انجام می‌دهد و فرایندهای غیرضروری را حذف می‌کند و مخاطب و ارباب‌رجوع خیلی سریع‌تر به خواسته و نیاز خودش دست پیدا می‌کند و آن همان تکریم ارباب‌رجوع هست که ما داخل میز خدمت به‌خوبی می‌توانیم به آن دست پیدا کنیم اکثر افرادی که از این فرایند استفاده کردند راضی هستند و خیلی رضایتمندی خوبی را گزارش کردند.

ریحانه سادات کریمی مسئول دبیرخانه و میز خدمت معاونت آموزشی گفت: از سالی که میز خدمت راه اندازی شده است، سامانه‌هایی راه‌اندازی کرده ایم که باعث تسریع در فرایند سامانه میز خدمت و کار ارباب‌رجوع شده است. در سایت دانشگاه علوم پزشکی تهران میز خدمت را راه‌اندازی کردیم تا مراجعان راحت‌تر وارد سامانه شوند و بدون حضور در دانشگاه از این طریق درخواست‌هایشان را برای ما ارسال کنند. این درخواست‌ها شامل نامه های شخصی، استعلام تأییدیه تحصیلی یا موضوع دیگری که موسسه یا اداره‌ای درخواست کرده است باشد. مراجعان می‌توانند با استفاده از لپ‌تاپ یا کامپیوتری که در سمت چپ، سیستم سامانه میز خدمت الکترونیک مشخص‌شده وارد شوند ولی اگر از طریق موبایل می‌خواهند وارد سامانه شوند در سمت راست موبایل سه خط مشخص‌شده که میز خدمت الکترونیک را می‌توانند پیدا کنند و وارد آن شوند و کارهایشان را انجام دهند.