بخش نخست:معرفی پرتال روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی تهران

در حدود 10 سال گذشته، بعلت حجم وسیع اطلاعات و افزایش مخاطبان و گسترش اطلاع رسانی، مهمترین هدف روابط عمومی حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک بود، چرا که روش‌های سنتی قادر به دسته‌بندی و ایجاد امکان دسترسی به حجم بالای اخبار، اطلاعیه ها و مقالات را نداشتند و تنها روابط عمومی الکترونیک است که می‌توانست با استفاده از فناوری‌های نوین، این مشکل را مرتفع نماید. براین اساس سایت روابط عمومی با هدف انتشار اخبار در دسته ها و حوزه های مختلف خبری، تصاویر، اطلاعیه ها و مقالات آموزشی شکل گرفت.

 اما پس از گذشت ده سال، از عمر سایت روابط عمومی و تولید بیش از 54 هزار خبر، 13 هزار گالری و بارگذاری283 هزار عکس در سایت،  این نتیجه حاصل شد که نسبت به تغییر اساسی ساختار روابط عمومی با هدف حرکت به سوی تکنولوژی و رسیدن به اهداف سایبری گامی نو برداشته شود.
براین اساس، پایین بودن جذابیت صفحه گرافیکی وبسایت روابط عمومی، به گونه ای که مخاطب آن را چیزی شبیه یک روزنامه دیواری می دانست و همچنین ثبت بیش از 760 هزار رکورد در دیتابیس سایت روابط عمومی و قدیمی بودن این دیتابیس، دلایلی بود که منجر به تغییر سایت روابط عمومی دانشگاه شد.
همچنین وجود حفره ی امنیتی و ایجاد اختلال در پنل مدیریتی سایت و اعضا، حمله روبوت اسپم ها به بخش کامنتینگ سایت که تاحد زیادی فعالیت ادمین را در انعکاس نظرات مخاطبان مختل کرده بود، از دیگر دلایل تغییر در سایت روابط عمومی دانشگاه بود.
در بخش کاربری نیز، عدم مدیریت کاربران و تعیین مجوزهای دسترسی، عدم امکان تعریف جریان های کاری ( Workflow) در سفارشی سازی نیازهای کاربران و عدم ارتقای سایت موجب حرکت به سمت تغییر سایت شد.
فضای تعاملی کاربران سایت نیز، تنها از طریق رصد اخبار و درج کامنت بصورت یک طرفه بود و مخاطب جریان بازتاب نظر خود و سلسله پاسخ های مرتبط با آنرا از سوی مدیر سایت یا دیگر کاربران مشاهده نمی کرد.
با توجه به تغییرات تکنولوژی در ابزارهای چند رسانه ای، سایت روابط عمومی امکان پشتیانی از محتوای جدید و متناسب با نیاز امروز را نداشت و خلا آن کاملا برای مخاطب قابل احساس بود.
برهمین اساس، مسائل فوق موجب شده بود تا اکثر مخاطبان، روابط عمومی را یک سامانه خبری بدانند، در حالیکه سامانه خبری یکی از بخش های روابط عمومی می باشد و این موضوع بعلت عدم انطباق سایت با فرآیندهای کاری روابط عمومی است که سبب می شود مخاطب دریافت مناسبی از این فعالیت ها نداشته و غالبآ روابط عمومی را در حوزه اخبار رصد نماید.
به این ترتیب،رویکرد اصلی،استفاده از امکانات یک پرتال مبتنی بر تکنولوژی های روز بود تا امکان تغییر و پیاده سازی متناسب با نیاز سازمان و مخاطبان را بدهد.
پس از بررسی های انجام شده و طراحی نمونه کار ( prototype) صفحه اصلی سایت، نسبت به طراحی سایت با درنظر گرفتن آیتم هایی همچون واکنش گرا یا Responsive بودن ( طراحی صفحات سایت با هدف نمایش مطلوب صفحه در طیف گسترده‌ای از دستگاه‌ها (از تلفن‌های همراه تا کامپیوترهای رومیزی) که امکان نمایش سایت را بر روی همه دستگاه ها ممکن می سازد.)، چند منظوره یا Progressive بودن  (طراحی صفحات سایت با هدف چند منظوره بودن و استفاده در کاربردهای مختلف اطلاع رسانی، آموزشی و ... )، استفاده از HTML5 & CSS3 وAjax  و فناوري هاي مبتني بر آن جهت ايجاد واسط هاي کاربري پيشرفته، بهینه سازی وب سایت برای موتورهای جستجوگر (SEO‌)، واحد بندی یا modular بودن کل بخش های سایت، فشرده سازی صفحات و اتصال پرتال به دیگر سامانه های دانشگاه ( مانند کیوسک و تور مجازی ) اقدام شد.
مهمترین مشکلی که در پایان کار بوجود آمد، تطابق سایت با مرورگرهای قدیمی و مشهور مانند IE و Mozilla و ... بود که این مسئله بخاطر استفاده از تکنولوژی های جدید در سایت بود که مرورگرهای قدیمی آنها را پشتیبانی نمی کنند. از آنجا که عمده مخاطبان دانشگاه به علت استفاده از نرم افزار اتوماسیون به مرورگر IE تمایل نشان می دهند و این مرورگر به نسخه های بالاتر بروزرسانی نمی شود، در نمایش سایت با اشکال مواجه خواهند شد، برای حل این اشکال از دو راه حل استفاده شد:

نمایش پیامی در بالای صفحه سایت ( مبنی بر ارتقای مرورگر ) که این پیام بطور استثناء فقط برای کاربرانی که از مرورگرهای قدیمی استفاده می کنند، به نمایش در می آید.

طراحی پوسته مختص مرورگرهای قدیمی که از تکنولوژیهای جدید استفاده نمی نماید و قطعا نمایش ساده تری نسبت به طراحی اصلی خواهد داشت.

البته پیشنهاد اصلی، استفاده از مروگرهای IE11 به بالا و مرورگر Mozilla و Chrome است.
با هدف راه اندازی پرتال در ابتدای سال 94 اولین گام در جهت  انتقال اطلاعات سایت قدیم به پرتال جدید برداشته و بطور آزمایشی از یکم خرداد 94 تا پایان شهریور ماه 94 نسبت به راه اندازی آزمایشی پرتال اقدام شد، پس از رفع اشکالات و نواقص موجود در مهر ماه سال94 نسبت به رونمایی پرتال اقدام نموده و سایت قدیم از دسترس کاربران خارج شد. و به شکل زیر در اختیار عموم مخاطبان قرار گرفت.

معرفی بخش های صفحه اصلی پرتال روابط عمومی در نمای کلی

1. بخش بالای پیشانی (header) سایت: این بخش با توجه به کاربرد خاص و مشخص آن برای مخاطب به رنگ تفکیک کننده قرمز نمایش داه می شود و اعضا می توانند از بخش " ورود اعضا" به داشبورد مربوطه وارد شوند.
همچنین با توجه به اهمیت جستجو در سایت، امکان جستجو را در بالاترین قسمت سایت قرار داده ایم تا مخاطبان عمومی بتوانند به سرعت موضوع مرتبط با خود را در آن جستجو نمایند.

2. پیشانی یا header سایت: به لحاظ طراحی ظاهری، مشابه سایت اصلی دانشگاه به آدرس ac.ir درنظر گرفته شده است.

3. فهرست چند منظوره mega menu: ساختار نوار منو در این سایت چند بعدی بوده و شامل گزارشات توصیفی سایت از کل سایت می باشد. به گونه ای که شما در هر صفحه ای از سایت که قرار بگیرید، با استفاده از مگامنو به کل سایت دسترسی خواهید داشت. نوار منوی آن به شرح زیر است:

• صفحه اصلی سایت روابط عمومی
• سایت اصلی دانشگاه ( tums.ac.ir )
• اخبار:، دسترسی به دسته های های خبری سایت، گزیده اخبار منتخب و خبر پیشنهادی روابط عمومی
• ویژه های روابط عمومی: شامل پکیج های خبری تولید شده در روابط عمومی( مانند طلایه داران، نخستین ها، ندای تندرستی و ... )
• گزارش تصویری: دسترسی به آخرین گزارش های تصویری تولید شده و گزارش های تصویری منتخب
• فیلم و صوت: دسترسی به آخرین فیلم های تولید شده
• نشریه الکترونیکی ندا: با توجه به تولید دو گروه نشریه الکترونیکی با برند "ندا" در روابط عمومی دانشگاه، در این بخش، دسترسی به نشریه ندا در حوزه آموزش سلامت(آخرین مقالات) و نشریه ندا با موضوع ماهنامه خبری ( ماهنامه های اخیر ) فراهم می شود.
• درباره ما : معرفی دانشگاه و واحدهای تابعه و اطلاعات تماس با مدیریت روابط عمومی دانشگاه
• سایت قدیم: امکان دسترسی به سایت قدیم با توجه به نیاز برخی از مخاطبان فراهم شده است.

4. اطلاعیه ها یا خبر متحرک: نمایش اطلاعیه ها و اعلانات دانشگاه که با حرکت افقی در همان محل تغییر می یابد.

5. اخبار ویژه: مهمترین اخبار دانشگاه که به لحاظ رتبه و اهمیت اطلاع رسانی در درجه بالایی قراردارد. نمایش این دسته اخبار، بصورت یک thumbnail یا خبر تصویری بزرگ به همراه روتیتر، تیتر و خلاصه ای از خبر است.

6. اخبار برگزیده ریلی: اخباری هستند که به لحاظ رتبه و اهمیت اطلاع رسانی پس از اخبار ویژه قرار می گیرند. این دسته اخبار، در یک اسلایدر افقی متحرک بصورت یک thumbnail یا خبر کوچک به همراه تیتر قرار می گیرند.

7. سایر اخبار: شامل نمایش تب های اخبار بشرح زیر است:

• آخرین خبرها: ستون اول، مختص آخرین خبرهای دانشگاه است که شامل تیتر اخبار می باشد
• پربازدیدترین: ستون دوم، شامل اخباری است که بیشترین بازدید مخاطبان را در یک هفته اخیر به خود اختصاص داده است.
• پرنظرترین: ستون سوم، شامل اخباری است که بیشترین بازخورد مخاطبان را در یک هفته اخیر به خود اختصاص داده است.
• اخبار دانشگاه دررسانه: ستون چهارم، آخرین اخبار دانشگاه که از طریق سامانه کیوسک رصد شده و منعکس می شود، در اینجا قابل دسترسی است.

8. نظر سنجی: این بخش در بالای صفحه روابط عمومی و در زیر هدر سایت قرار دارد، که بدلیل اهمیت مشارکت مخاطبان  در نظرسنجی، این بخش در قسمت بالای سایت روابط عمومی تعبیه شده است.بدین صورت که مخاطب سوال مطرح شده را با جواب های بسته مشاهده می کنند و پس از آن فقط می تواند یک بار در نظرسنجی  شرکت و پس از انتخاب گزینه موردنظر، نتیجه آرا را مشاهده نماید.

9. امکانات جانبی سایت روابط عمومی: با توجه به اینکه روابط عمومی بسته های خدمتی متنوعی را برای مخاطبان فراهم کرده است، مخاطب در ذیل بخش اخبار برگزیده می تواند با انتخاب هرگزینه به امکانات تهیه شده توسط روابط عمومی دسترسی پیدا کند. این امکانات شامل جستجوی پیشرفته، آرشیو اخبار، نقد و نظر، بی واسطه با مسولین، کیوسک، تور مجازی، پکیج خبری نخستین ها، پکیج خبری طلایه داران و ...است.

10. گزارش تصویری: با توجه به آنکه یکی دیگر از روش های اطلاع رسانی در سایت روابط عمومی، گزارش تصویری اخبار است....بدین منظور بخش مجزایی را برای نمایش گزارش های تصویری در پرتال در نظر گرفته شد. در این بخش امکان جستجو و دسترسی به صفحه آرشیو گزارش های تصویری نیز میسر است.

11. فیلم و صوت: با توجه به آنکه یکی دیگر از روش های اطلاع رسانی در سایت روابط عمومی، گزارش خبری بصورت فیلم است....بدین منظور بخش مجزایی را برای نمایش فیلم ها در پرتال در نظر گرفته ایم. در این بخش امکان جستجو و دسترسی به صفحه آرشیو فیلم ها نیز ایجاد شده است.

12. مقالات ندای تندرستی: با توجه به اهمیت اطلاع رسانی در حوزه آموزش سلامت و رسالت دانشگاه علوم پرشکی تهران در حوزه بهداشت و درمان، بخش مجزایی نیز برای نمایش مقالات ندای تندرستی در پرتال ایجاد شد. در این بخش امکان جستجو و دسترسی به صفحه آرشیو مقالات فراهم است.

13. بخش Metro: این بخش به منظور اطلاع رسانی مخاطبان و نمایش بخش های مختلف سایت بصورت اخص در یک نمایش مدرن که مترو نامیده می شود، استفاده شده است.

سایت روابط عمومی دانشگاه، حرکت به سوی تکنولوژی را به صورت یک چرخه‌ی خبری 24 ساعته به وجود آورده است تا مخاطبان ما بتوانند در هر زمان و مکانی که اراده کنند به مطالب دلخواه خود دست پیدا کنند. روابط عمومی دانشگاه سعی کرده است که محدودیت‌های موجود را از بین برده و به ارتباطات شبکه ای نیز ورود نماید. و با توجه به آنکه قابلیت های لازم برای ارتباط با انواع شبکه در پرتال از ابتدا درنظر گرفته شده بود، اتصال به شبکه تلگرام گامی نو برای نیل به هدف ارتباطات فراشبکه ای بوده است. به گونه ای که شما در هر خبری که آن را مشاهده می نمایید، امکان پیوستن به کانال تلگرام روابط عمومی دانشگاه فراهم شده است.

همچنین با توجه به ویژگی واکنش گرا بودن، پرتال روابط عمومی، امکان نمایش استاندارد آن در دیگر دستگاههای موبایل، تبلت و ... فراهم گردیده است.
اما نکته‌ی قابل توجه این است که در حال حاضر همه چیز به روابط عمومی الکترونیک ختم نمی‌شود. رشد روزافزون و شتابان فناوری‌های ارتباطی به حدی است که هر قدر در این فضا با سرعت حرکت کنیم و سعی در هماهنگ‌سازی فعالیت‌های روابط عمومی نماییم، باز هم  چندین گام عقب‌تر هستیم و لازم است که تلاش بیشتری در این حوزه صورت دهیم./ق

 نویسنده : مهندس سارا نعیمی