دکتر ترابی: از تمامی فن‌آوری‌های رایگان موجود، برای اهداف دانشگاه بهره‌برداری می‌کنیم

رئیس دبیرخانه مرکزی دانشگاه، در خصوص روند راه‌اندازی میز خدمت الکترونیک، استفاده از فناوری بارکد سه‌بعدی، شبکه اجتماعی سروش و گپ و سامانه پرسنلی بازنشستگی توضیح داد و راه‌اندازی سیستم امضای الکترونیک و میز خدمت معاونت غذا و دارو را از برنامه‌های آتی دانشگاه خواند.

گالری عکس
دکتر ترابی رئیس دبیرخانه مرکزی، میز خدمت و اتوماسیون اداری دانشگاه، در گفت‌وگو با خبرنگار روابط عمومی به روند راه‌اندازی خدمت الکترونیک در دانشگاه پرداخت که در ادامه می‌خوانید.

آقای دکتر، از زمان تصدی شما چه تغییراتی در دبیرخانه مرکزی دانشگاه انجام‌شده است؟
حدود دو ماه و نیم است که ریاست دبیرخانه مرکزی، میز خدمت و اتوماسیون اداری دانشگاه را به عهده گرفته‌ام.
با توجه به‌فوریت تکالیف قانونی در نقشه راه اداری کشور باید تا پایان آذرماه میز خدمت الکترونیک راه‌اندازی می‌شد. البته قبل از تصدی بنده همکاران قبلی میز خدمت حضوری را راه‌اندازی کرده بودند و در تکمیل کار با بسیج امکانات موجود میز خدمت الکترونیک محقق شد.

در مورد مزایای این فعالیت توضیح دهید؟
فلسفه‌ی میز خدمت این است که ارباب‌رجوع در یک ایستگاه، تمامی خدماتش را دریافت می‌کند البته اتوماسیون، دبیرخانه و میز خدمت در کنار هم ارزش‌افزوده‌ای را ایجاد می‌کنند که در زمان منفک بودن هر یک از آن‌ها این ارزش وجود ندارد چون این خدمات کاملاً مستقل ولی فوق‌العاده مرتبط هستند.
در اين رابطه سعی شده از مزايای گوشی‌های هوشمند که در دسترس عموم مراجعين به دانشگاه است حداکثر استفاده انجام شود. گوشي‌هاي هوشمند هم‌اکنون پيشرفت‌هاي چشمگيري داشته‌اند و تقریباً به محصولاتي همه‌کاره تبدیل‌شده‌اند يکي از اجزايي که در ساختار گوشي‌هاي هوشمند پيشرفت شايان ملاحظه‌اي داشته دوربين اين محصولات است. هم‌اکنون بدون اغراق مي‌توانيم مدعي شويم که دوربين برخي از گوشي‌هاي هوشمند حتي عملکرد بهتري نسبت به برخي دوربين‌هاي ديجيتال نیمه‌حرفه‌ای دارد؛ اما دوربين گوشي‌هاي هوشمند تنها جايگزين مناسبي براي دوربين‌هاي ديجيتال محسوب نشده و مي‌تواند کاربردهاي ديگري را هم به همراه داشته باشد.

در مورد مزاياي استفاده از بارکد هوشمند توضیح دهید؟
يک گزينه امن و ارزان‌قیمت براي ورود به سامانه‌های عملياتي و دريافت بروشور و فایل‌های اطلاعاتي به شيوه‎اي سريع و قابل‌اطمینان است که بهره‌وری یعنی وسیله‌ای براي شناسايي رويدادها يا امکانات مجاز ارباب‌رجوع با حداقل هزينه و با سرعت مناسب امنيت یعنی ارباب‌رجوع مي‎تواند به سامانه‌ها و فایل‌های مورد تائید دسترسي داشته باشد و سادگي که همه کاربران و ارباب‌رجوع به‌صورت آسان و با بهره‌گیری از گوشی‌های هوشمند از امکانات فراهم‌شده استفاده می‌کنند، از مزایای آن محسوب می‌شود.

در مورد روند کار توضیح دهید؟
اولين اقدامی که در اين مسئولیت بايد انجام می‌شد و حدود 15 روز طول کشيد ایجاد هماهنگی و کنار هم قرار گرفتن همکاران اتوماسيون اداری در کنار همکاران میز خدمت و دبيرخانه مرکزی دانشگاه بود و هم‌زمان آماده‌سازی نرم‌افزارها انجام شد و از انتهای آذرماه میز خدمت الکترونیک به منصه ظهور رسید و شرایط جدیدی را به وجود آورد که افراد بدون مراجعه به هیچ‌یک از واحدها و در هر شهرستان و هر زمان درخواست خود را برای ما ارسال کنند. همکارانی که در میز خدمت حضوری هستند می‌توانند درخواست‌ها را مشاهده کرده و در صورت کامل بودن مدارک و مفهوم بودن درخواست با فشردن یک دکمه در اتوماسیون اداری ثبت کنند. البته هم‌زمان جواب برای درخواست‌کننده با پیامک ارسال می‌شود که نامه شما در این تاریخ و به این شماره ثبت شد ضمن اینکه تمامی مراحل ارسال نامه نیز اطلاع داده می‌شود. انجام این کار از ابتدای دی‌ماه در سطح دانشگاه به‌صورت آزمايشی فعال‌شده است تا پروسه کامل یک خدمت از ابتدا تا انتها به انجام برسد.

آیا خدمات دیگری انجام یا در نظر گرفته‌شده است؟
بله. هم‌زمان بحث استفاده از شبکه اجتماعی سروش و گپ برای کسانی که می‌خواستند نتایج کار به‌سرعت برایشان ارسال شود فراهم‌شده است و در کنار این کار هم‌زمان 10 قطب یا کانون برای توسعه میز خدمت الکترونیک در دانشگاه در نظر گرفته‌شده که در دانشکده پیراپزشکی دو هفته پیش و بیمارستان سینا نیز یک هفته پیش افتتاح شد که بیمارستان سینا بسیار فوق‌العاده عمل کرد. به‌طوری‌که تا قبل از این خدمت، مشخص نبود چه مقدار مراجعه‌کننده خدمات اداری به بیمارستان وجود دارد.
یکی دیگر از کانون‌ها مرکز بهداشت جنوب است که بازدیدی هفته گذشته ازآنجا انجام گرفت؛ و مشاهده شد افرادی که برای انجام استخدام آزمایش‌های اعتیاد مراجعه می‌کنند به‌صورت الکترونیک جواب دریافت می‌کنند. این کار توانست چابکی جدیدی را در مجموعه دانشگاه به وجود آورد.
در آینده بر اساس مصوبات شورای عالی فضای مجازی تمامی مبادلات بین سازمان‌های دولتی باید به‌صورت الکترونیک انجام شود. تمامی واحدهای دانشگاه نیز باید میز خدمت الکترونیک خود را راه‌اندازی کنند.
شعار ما سازمان بدون کاغذ است. بروشورهای متعددی در واحدهای مختلف دانشگاه برای اطلاع‌رسانی به مردم مشاهده می‌شود که با استفاده از تکنولوژی بارکد سه‌بعدی که یک تکنولوژی عمومی است ولی در دانشگاه به‌طور اختصاصی مورداستفاده قرارگرفته کارها بدون کاغذ انجام خواهد شد که عملاً هزینه‌ای سنگین و بی‌جهت را حذف می‌کند.

آیا برای آینده دبیرخانه برنامه دیگری دارید؟
بله. امضای الکترونیک از برنامه‌های آتی دانشگاه است. سال آینده تمامی مکاتبات باید به‌صورت الکترونیک انجام گیرد. نامه‌ها به‌صورت فایل pdf یا word با ضریب امنیتی بالا برای انجام کار ارجاع می‌شود و اگر دست‌کاری يا خرابکاری در فايل انجام شود هنگام باز کردن فایل می‌گوید اعتبار ندارم.

میز خدمت الکترونیک چه مزایایی داشته؟
در این دو ماه، فعالیت نامه‌رسانی یک‌پنجم شده است ارتباطات الکترونیک با وزارتخانه، سازمان‌های دیگر و همچنین شبکه دولت فوق‌العاده فعال‌شده است.
البته در تلاش هستیم که تمامی ابعاد این برنامه را کامل و داشبوردهایی از عملکردهایی که در میز الکترونیک ایجاد می‌شود ایجاد کنیم که مدیران بتوانند برنامه‌ریزی بهتر و جامع‌تری را برای فعالیت‌های خود داشته باشند. این مجموعه کارها و فعالیت‌هایی است که در این مدت پی گیری کرده‌ایم.
مبحث دیگری که به نتیجه رسیده، بهره‌وری پرستاران در بیمارستان یاس بود که از دو سال پیش شروع شد. چون پرستاران در شیفت‌های مختلف من‌جمله روزهای تعطیل و شب‌کار می‌کنند که در محاسبات حقوقی آن‌ها به ساعت‌ها ضریب تعلق می‌گیرد.
البته تا قبل از این موضوع، نرم‌افزار آی شیفت وجود داشت که به‌طور ناقص عمل می‌کرد و ارتباطش با ساير سامانه‌های ديگر برقرار نبود و کیفیت دلخواه را نداشت. در حال حاضر این برنامه بر روی نرم‌افزار حضوروغیاب اعمال و تبدیل به سیستم هوشمندی شده که در تمامی بیمارستان‌ها اعمال‌شده است.
لازم می دانم بگویم، ازآنجایی‌که ممکن بعضی از نهادها و سازمان‌ها از پذيرش و پیاده‌سازی سازمان بدون کاغذ امتناع ورزند بدين منظور روز 29 دي به‌عنوان روز بدون کاغذ در نهاد رياست جمهوري نام‌گذاري شده و براي ايجاد فرهنگ مناسب در اين حوزه بايد حداقل يک روز را به‌عنوان روز بدون کاغذ در هر نهادی انتخاب شود و ميز خدمت دانشگاه علوم پزشکی تهران روز 15 اسفندماه را که مقارن با روز درختکاری است را به‌عنوان روز بدون کاغذ در برنامه‌های پيشنهادی خود قرار داده قطعاً تبدیل‌شدن به سازماني بدون کاغذ دانشگاه را در جهت نيل اهداف خود به‌سرعت به جلو پيش خواهد برد.

آیا برای بازنشستگان هم فعالیت جدیدی انجام‌شده است؟
با توجه به‌ضرورت تکريم بازنشستگان عزيز دانشگاه و زحماتی که همکاران در حوزه مديريت نيروی انسانی دانشگاه در خصوص ساماندهی ميز خدمت انجام داده‌اند و با پيگيری مديريت دفتر توسعه نيروی انسانی برای تسريع در امور بازنشستگان برنامه‌ریزی‌شده تا سامانه پرسنلی بازنشستگی راه‌اندازی شود که با سیستم‌های دیگر هماهنگ خواهد شد و با فشار دادن یک دکمه تمامی اطلاعات به آن سیستم منتقل و با سرعت مابقی کارها انجام می‌گیرد.
میز خدمت معاونت غذا و دارو، دانشکده دندانپزشکی و بيمارستان امام خمينی نیز تا چند روز آینده راه‌اندازی می‌شود که خدمت فوق‌العاده‌ای خواهند داشت.