دکتر ترابی رئیس دبیرخانه مرکزی، میز خدمت و اتوماسیون اداری دانشگاه، در گفت‌وگو با خبرنگار روابط عمومی به روند راه‌اندازی خدمت الکترونیک در دانشگاه پرداخت که در ادامه می‌خوانید.

آقای دکتر ترابی، از زمان تصدی شما چه تغییراتی در دبیرخانه مرکزی دانشگاه انجام‌شده است؟
حدود دو ماه و نیم است که ریاست دبیرخانه مرکزی، میز خدمت و اتوماسیون اداری دانشگاه را به عهده گرفته‌ام.
با توجه به‌فوریت تکالیف قانونی در نقشه راه اداری کشور باید تا پایان آذرماه میز خدمت الکترونیک راه‌اندازی می‌شد. البته قبل از تصدی بنده همکاران قبلی میز خدمت حضوری را راه‌اندازی کرده بودند و در تکمیل کار با بسیج امکانات موجود میز خدمت الکترونیک محقق شد.

در مورد مزایای این فعالیت توضیح دهید؟
فلسفه‌ی میز خدمت این است که ارباب‌رجوع در یک ایستگاه، تمامی خدماتش را دریافت می‌کند البته اتوماسیون، دبیرخانه و میز خدمت در کنار هم ارزش‌افزوده‌ای را ایجاد می‌کنند که در زمان منفک بودن هر یک از آن‌ها این ارزش وجود ندارد چون این خدمات کاملاً مستقل ولی فوق‌العاده مرتبط هستند.
در اين خصوص سعی شده از مزايای گوشی‌های هوشمند که در دسترس عموم مراجعين به دانشگاه است حداکثر استفاده انجام شود گوشي‌هاي هوشمند هم‌اکنون پيشرفت‌هاي چشمگيري داشته‌اند و تقریباً به محصولاتي همه‌کاره تبدیل‌شده‌اند يکي از اجزايي که در ساختار گوشي‌هاي هوشمند پيشرفت شايان توجه ای داشته دوربين اين محصولات است. هم‌اکنون بدون اغراق مي‌توانيم مدعي شويم که دوربين برخي از گوشي‌هاي هوشمند حتي عملکرد بهتري نسبت به برخي دوربين‌هاي ديجيتال نیمه‌حرفه‌ای دارد؛ اما دوربين گوشي‌هاي هوشمند تنها جايگزين مناسبي براي دوربين‌هاي ديجيتال محسوب نشده و مي‌تواند کاربردهاي ديگري را هم به همراه داشته باشد.

در مورد مزاياي استفاده از بارکد هوشمند توضیح دهید؟
يک گزينه امن و ارزان‌قیمت براي ورود به سامانه‌های عملياتي و دريافت بروشور و فایل‌های اطلاعاتي به شيوه‎اي سريع و قابل‌اطمینان است که می‌توان بهره‌وری  یعنی وسیله‌ای براي شناسايي رويدادها يا امکانات مجاز ارباب‌رجوع با حداقل هزينه و با سرعت مناسب، امنيت، یعنی ارباب‌رجوع مي‎تواند به سامانه‌ها و فایل‌های مورد تأیید دسترسي داشته باشد و سادگی که همه کاربران و ارباب‌رجوع به‌صورت آسان و با بهره‌گیری از امکانات گوشی‌های هوشمند از امکانات فراهم‌شده استفاده می‌کنند را از مزایای آن نامید.

در مورد روند کار توضیح دهید؟
اولين اقدامی که در اين مسئولیت بايد انجام می‌شد و حدود 15 روز طول کشيد ایجاد هماهنگی و کنار هم قرار گرفتن همکاران اتوماسيون اداری در کنار همکاران میز خدمت و دبيرخانه مرکزی دانشگاه بود و هم‌زمان آماده‌سازی نرم‌افزارها و از انتهای آذرماه میز خدمت الکترونیک به منصه ظهور رسید و شرایط جدیدی را به وجود آورد که افراد بدون مراجعه به هیچ‌یک از واحدها و در هر شهرستان و در هر زمان درخواست خود را برای ما ارسال کنند. همکارانی که در میز خدمت حضوری هستند می‌توانند درخواست‌ها را مشاهده کرده و در صورت کامل بودن مدارک و مفهوم بودن درخواست با فشردن یک دکمه در اتوماسیون اداری ثبت کنند. البته هم‌زمان جواب برای درخواست‌کننده با پیامک ارسال می‌شود که نامه شما در این تاریخ و به این شماره ثبت شد ضمن اینکه تمامی مراحل ارسال نامه نیز اطلاع داده می‌شود. انجام این کار از ابتدای دی‌ماه در سطح دانشگاه به‌صورت آزمايشی فعال‌شده است تا پروسه کامل یک خدمت را از ابتدا تا انتها به انجام رسانده شود.

آیا خدمات دیگری انجام یا در نظر گرفته‌شده است؟
بله. هم‌زمان بحث استفاده از شبکه اجتماعی سروش و گپ برای کسانی که می‌خواستند نتایج کار به‌سرعت برایشان ارسال شود فراهم‌شده است. در کنار این کار هم‌زمان 10 قطب یا کانون برای توسعه میز خدمت الکترونیک در دانشگاه در نظر گرفته‌شده که دانشکده پیراپزشکی دو هفته پیش و بیمارستان سینا نیز یک هفته پیش افتتاح شد که بیمارستان سینا بسیار فوق‌العاده عمل کرد. به‌طوری‌که تا قبل از این خدمت مشخص نبود چه مقدار مراجعه‌کننده خدمات اداری به بیمارستان وجود دارد.
یکی دیگر از کانون‌ها مرکز بهداشت جنوب است که بازدیدی هفته گذشته ازآنجا انجام گرفت. افرادی که برای انجام استخدام آزمایش‌های اعتیاد مراجعه می‌کنند به‌صورت الکترونیک جواب دریافت می‌کنند. قطعاً این کار توانست چابکی جدیدی را در مجموعه دانشگاه به وجود آورد.
بر اساس مصوبات شورای عالی فضای مجازی تمامی مبادلات بین سازمان‌های دولتی باید به‌صورت الکترونیک انجام شود. پس تمامی واحدهای دانشگاه باید میز خدمت الکترونیک خود را راه‌اندازی کنند.
شعار ما سازمان بدون کاغذ است. بروشورهای متعددی در واحدهای مختلف دانشگاه برای اطلاع‌رسانی به مردم به چشم می‌خورد که با استفاده از فنّاوری بارکد سه‌بعدی که یک تکنولوژی عمومی است ولی در دانشگاه به‌طور اختصاصی مورداستفاده قرارگرفته که کارها بدون کاغذ انجام خواهد شد و عملاً هزینه‌ای سنگین و بی‌جهت را حذف می‌کند.

آیا برای آینده دبیرخانه برنامه دیگری دارید؟
بله. امضای الکترونیک از برنامه‌های آتی دانشگاه است. سال آینده تمامی مکاتبات باید به‌صورت الکترونیک انجام گیرد. نامه‌ها به‌صورت یک فایل pdf یا word با ضریب امنیتی بالا برای انجام کار ارجاع می‌شود و اگر دست‌کاری يا خرابکاری در فايل انجام شود هنگام باز کردن فایل پیام می‌دهد اعتبار ندارم.

میز خدمت الکترونیک چه مزایایی داشته؟
در این دو ماه فعالیت نامه‌رسانی یک‌پنجم شده است چون ارتباطات الکترونیک دانشگاه با وزارتخانه، سازمان های دیگر و همچنین با شبکه الکترونیک دولت فوق‌العاده فعال‌شده و در تلاش هستیم که تمامی ابعاد این برنامه را کامل و داشبوردهایی از عملکردهای میز الکترونیک ایجاد کنیم که مدیران بتوانند برنامه‌ریزی بهتر و جامع‌تری را برای فعالیت‌های خود داشته باشند. این مجموعه کارها و فعالیت‌هایی است که در این مدت پی گیری کرده‌ایم.
مبحث دیگری که به نتیجه رسیده، بهره وری پرستاران در بیمارستان یاس بود که از دو سال پیش شروع شده است. چون پرستاران در شیفت های مختلف تعطیل و شب هم کار می کنند در محاسبات حقوقی به آن ساعت ها ضریب تعلق می گیرد. البته تا قبل از این نرم افزار آی شیفت وجود داشت که به طور ناقص عمل می کرد و ارتباطش با ساير سامانه های دیگر برقرار نبود و کیفیت دلخواه را نداشت. در حال حاضر این نرم افزار بر روی نرم افزار حضور و غیاب اعمال شده و تبدیل به سیستم هوشمندی شده که در تمامی بیمارستانها عمل می کند

آیا برای بازنشستگان هم فعالیت جدیدی انجام شده است؟
با توجه به ضرورت تکريم بازنشستگان عزيز دانشگاه و زحماتی که همکاران در حوزه مديريت نيروی انسانی در خصوص ساماندهی ميز خدمت انجام داده اند و همچنین با پيگيری مديريت دفتر توسعه نيروی انسانی برای تسريع در اموربازنشستگان برنامه ريزی شده تا سامانه پرسنلی بازنشستگی راه اندازی شود که با سیستم های دیگر هماهنگ خواهد شد و با فشار دادن یک دکمه تمامی اطلاعات به آن سیستم منتقل و با سرعت مابقی کارها انجام می گیرد.
میز خدمت معاونت غذا و دارو، دانشکده دندانپزشکی و بيمارستان امام خمينی نیز تا چند روز آینده راه اندازی می شوند که خدمات فوق العاده ای خواهند داشت.

آقای دکتر ترابی از اینکه وقت خود را در اختیار ما قرار دادید متشکرم.

خبر: مقدم
عکس: جمشید ربیعی