پنج اولویت کاری مدیریت توسعه سازمان و سرمایه انسانی دانشگاه، معرفی شد

به گزارش روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی تهران، در نشست سه جانبه مدیر توسعه سازمان و سرمایه انسانی و رئیس دبیرخانه هوشمند و میز خدمت دانشگاه با مدیرعامل شرکت چارگون که با محوریت ارتقا نرم افزارهای پرسنلی برگزار شد، علیرضا عرب یارمحمدی، سرپرست مدیریت توسعه سازمان و سرمایه انسانی،  گفت: مسئله الکترونیکی کردن پرونده ها یکی از مشکلات عمده سازمان است چرا که در حال حاضر پرونده ها به صورت فیزیکی و کاغذی نگهداری می شود که بسیار آسیب پذیر است. متاسفانه اجرای این مقوله در سازمان ما مغفول مانده و مکاتبات در قسمت اسناد، ثبت و ضبط نمی شود لذا در این زمینه با شرکت چارگون که زیر ساخت های آن را در اتوماسیون اداری فراهم کرده، تبادل نظر صورت گرفت و شرکت برای رفع این مشکل متعهد شد.

سرپرست مدیریت توسعه سازمان و سرمایه انسانی دانشگاه، بر ضرورت هماهنگی بیشتر و برقراری برنامه زمانبندی کارها با شرکت چارگون تاکید کرد و گفت: پیش از این، همکاران اتوماسیون اداری و مدیریت منابع انسانی، به طور منظم جلساتی را با شرکت چارگون برگزار کرده و مطالبات خود را در این نشست ها بیان می کردند و در نهایت صورت جلسات آن نیز ثبت می شد اما متاسفانه در یکسال گذشته این اتفاق رخ نداده و باید کارها به روال سابق و بر اساس جدول زمانبندی بازگردد.

وی راه اندازی اتوماسیون اداری و نرم افزار برقراری حقوق بازنشستگان را از مطالبات جدی دانشگاه عنوان کرد و گفت: از جمله موارد دیگر که در حال پیگیری آن هستیم، اتوماسیون همکاران بازنشسته است چرا که متاسفانه به دلیل الکترونیک نبودن این بخش، نتوانستیم گزارش گیری های لازم را داشته باشیم و بایگانی الکترونیک مدون برای بازنشستگان ایجاد کنیم. به منظور برطرف سازی این نقص و ایجاد امکان گزارش گیری، از دو سال پیش با شرکت چارگون در خصوص الکترونیک سازی فرایند بازنشستگی گفتگو کردیم و برای آن نرم افزار در نظر گرفتیم.

یارمحمدی، با بیان اینکه "یک سال پیش از بازنشستگی افراد، فرآیند اجرایی پرونده از طریق این نرم افزار اغاز می شود" خاطر نشان کرد: تمامی مراحل بازنشستگی از اسکن مدارک تا انتقالات حق بیمه افراد، از طریق همین نرم افزار صورت می گیرد و با دقت و سرعت اطلاعات در تاریخچه شغلی آنها ثبت و ضبط می شود تا هنگام بازنشستگی، مشکلی از بابت انتقال حق بیمه و دیگر موارد کاری برای افراد ایجاد نشود. در صورت الکترونیک شدن این فرآیند، زمان بازنشستگی و برقراری حقوق بازنشستگی به یک تا دوماه کاهش می یابد.

مدیرتوسعه سازمان و سرمایه انسانی دانشگاه، در ادامه با معرفی برنامه N.I.P آن را کار مشترک شرکت چارگون و دانشگاه و برنامه ای نوین و پیشرو توصیف کرد و گفت: این برنامه به شیفت بندی پرستاران و هماهنگ سازی ساعات کاری آنها اختصاص دارد و توانسته از اتلاف منابع و نیرو جلوگیری کند. در واقع اعتقاد ویژه ای به اجرای این برنامه در سطح دانشگاه دارم و اگرچه برخی از واحد ها برای اجرایی سازی آن مقاومت می کنند اما با توجه به مزایا و محاسن آن در جلوگیری از هدر رفت منابع، خواستار اجرایی سازی کامل آن برای تمامی واحدها هستم.

وی افزود: مشکلات کنونی این نرم افزار به شرکت چارگون اعلام شده است که به محض رفع مشکلات از آن رونمایی و سپس در سطح بیمارستان های دانشگاه اجرایی می شود. بسیاری از مشکلات پرسنلی و اضافه کار، با اجرایی سازی این نرم افزار رفع و به نوعی عدالت در پرداخت از طریق آن محقق خواهد شد.

یارمحمدی، در بخش دیگری از سخنان خود، بر ضرورت کوتاه سازی و تغییر فرآیندهای تکراری تاکید کرد و گفت: برخی از فرآیندها در سی سال گذشته به طور مداوم تکرار شده اند و باید در اجرای آن بازنگری صورت گیرد. همچنین سرعت اجرای برخی از امور باید اصلاح شود. ظهور اتوماسیون اداری و الکترونیکی شدن کارها، باید موجب تغییر در فرآیندهای قدیمی شود. همچنین می توانیم بانک اطلاعاتی خوبی از همکاران و اعضای هیات علمی در دانشگاه ایجاد کنیم چرا که نداشتن سابقه مناسب از همکاران و سوابق کاری و خدمتی آنها، شایسته دانشگاه علوم پزشکی تهران نیست.

سرپرست مدیریت توسعه سازمان و سرمایه انسانی دانشگاه، در دسترس قرار گرفتن تاریخچه شغلی افراد را مهم ارزیابی کرد و گفت: تجربه سی ساله ام را در این واحد، برای تغییر امور در جهت مثبت و افزایش سرعت و دقت فعالیت های اجرایی به کار گرفته ام و امیدوارم بتوانم پرونده الکترونیک و نمایش تاریخچه شغلی همکاران و به خصوص اعضای هیات علمی را در کوتاه ترین زمان ممکن اجرایی کنیم.

سامانه هوشمند پشتیبانی- تصمیم گیری علوم پزشکی کشور
در  این نشست دکتر ترابی، رئیس دبیرخانه هوشمند و میز خدمت دانشگاه نیز، ضمن قدردانی از حاضرین در جلسه، بر لزوم حرکت به سمت هوشمندسازی در سامانه های موجود تاکید کرد و گفت: سامانه جدید بهره وری و شیفت بندی هوشمند پرستاران از ابتکارات جمعی واحدهای درون دانشگاه است. این سامانه نخستین مدل از نرم افزارهای پشتیبانی تصمیم گیری در دانشگاه است که با همکاری مدیریت پرستاری معاونت درمان، مدیریت توسعه سازمان و منابع انسانی و دبیرخانه هوشمند و میز خدمت دانشگاه و مشارکت شرکت چارگون اجرا شده است.

وی با بیان اینکه در طراحی این سامانه، امکان توسعه خدمات به سایر گروه های کاری که به صورت شیفت کاری در دانشگاه فعال هستند پیش بینی شده است گفت: امیدوارم با برنامه ریزی و هماهنگی های انجام شده در این جلسه، مراسم رونمایی از این سامانه به عنوان اولین سامانه هوشمند پشتیبانی- تصمیم گیری علوم پزشکی در کشور، زمینه توسعه و تعالی آن را فراهم آوریم.