به گزارش روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی تهران، دکتر ماشاءاله ترابی، به تعریف قابلیت سازمانی پرداخت و گفت: باید به تعریف مشترکی، از قابلیت برسیم تا بتوانیم زبان مشترک داشته باشیم. معمولا از کلمات، شایستگی، توانایی و قابلیت به صورت متناوب استفاده می کنیم و آنها را مترادف هم قرار می دهیم در حالی که این موارد تفاوت هایی با هم دارند. قابلیت به معنای صلاحیت عملکردی یک فرد و یا شایستگی های اصلی یک سازمان است.

وی با اشاره به مفهوم قابلیت در خصوص مسائل اجتماعی گفت: بحث قابلیت به معنی توانایی رهبری یک فرد یا قابلیت های یک سازمان اشاره می کند. سازمان های رهبر همچون مایکروسافت و اپل که مرزهای فناوری را جابجا می کنند و در این حوزه پیشرو هستند و می توانند رهبری یک کار را بر عهده بگیرند. در دانشگاه ها نیز دانشگاه رهبر وجود دارد. از این رو وقتی در مورد قابلیت صحبت می کنیم منظورمان صلاحیت های عملکردی است.

مدیر روابط عمومی دانشگاه با بیان اینکه هر وقت پویایی در سازمان را بخواهند بیان کنند از واژه DNA سازمان استفاده می کنند، افزود: برای اینکه بتوانیم قابلیت ها را در ابعاد خود به خوبی بشناسیم، باید بدانیم که این صلاحیت عملکردی در یک سازمان، حوزه و فرد دارای چه ابعادی است و چه DNA را برای خود می سازد. چرا که متکامل ترین و پویا ترین مدل زیستی در دنیا، مدلی است که دارای DNA است.  

دکتر ترابی با اشاره به جدولی که در آن قابلیت های شخصی و سازمانی در خصوص موضوعات فنی و اجتماعی در کنار هم قرار می گیرد، گفت: هر کدام از این قابلیت ها، یک بعد از صلاحیت های عملکردی و مهارت های رهبری را در فرد و سازمان نمایش می دهد. در نقشه روانشناسی برند نیز در نظر داریم در گام نخست نقشه صلاحیت های عملکردی را ترسیم کنیم و برای آن سوال درست طراحی کنیم تا مباحث پوشیده را روشن و در مقابل دیدگان قرار دهیم. این جدول به ما نمایش می دهد که زمانی می توانیم به حداکثر قابلیت های سازمانی برسیم و از حداکثر دانش فنی استفاده کنیم که توانسته باشیم توانمندی های اصلی سازمان را شناسایی کنیم. اگر این اتفاق به خوبی رخ ندهد، این قابلیت ها در مسیر تعالی خود قرار نمی گیرند. در واقع پتانسیل ها، از قوه به فعل تبدیل نمی شوند.

وی خاطر نشان کرد: ممکن است فرد توانایی و صلاحیت فردی داشته باشد اما نتواند در تیم فعالیت کند. فردی که هم از صلاحیت فردی و هم اجتماعی برخوردار است توانسته در مسیر درست قرار بگیرد و به تعالی برسد. کسی که از صلاحیت اجتماعی لازم برخوردار نباشد عملا متوقف است چرا که فرد باید بتواند هم رهبری شخصی داشته باشد و هم در اجتماع نقش ایفا کند. ممکن است همه افراد توانایی رهبری اجتماعی نداشته باشند اما اگر پیرو خوب هم باشند، یعنی صلاحیت و قابلیت دارند.

مدیر روابط عمومی دانشگاه، با بیان اینکه، " افراد دارای صلاحیت، مجموعه ای از ویژگی ها را در خود دارند" یادآور شد: وقتی در خصوص قابلیت صحبت می کنیم و از ویژگی های مختلف برای صلاحیت نام می بریم، این موجب سطح بندی می شود (به عنوان مثال تعمیرکار رده 3 یعنی فردی که به اندازه دانش فنی رده سه روی او حساب کنیم و در تیم قرار دهیم). برای اینکه بتوانیم این مسیر را به خوبی تبیین کنیم و قابلیت ها را تقویت کنیم باید به یازده ویژگی که مجله هاروارد از آنها به عنوان ویژگی اصلی سازمان های موفق نام برده، بپردازیم.

دکتر ترابی، این ویژگی ها را شامل جذب استعداد، چابکی و سرعت، ذهنیت مشترک و هویت منسجم، پاسخگویی در عملکرد، همکاری، یادگیری، رهبری، ارتباط با مخاطبان، وحدت استراتژیک، نوآوری و کارایی خواند و تصریح کرد: برای جذب استعداد، باید ایجاد انگیزه نماییم و بتوانیم افراد شایسته و متعهد را حفظ کنیم. در این راستا باید افرادی را جذب کنیم که بتوانند مهارت های کسب و کار را به خوبی بدانند و از این مهارت ها در جهت ارزش های سازمان استفاده نماید.

وی با بیان اینکه "جذب استعداد تنها ورود افراد جدید نیست بلکه حفظ افراد شایسته و توانمند را نیز شامل می شود" گفت: اگر در سازمانی جذب استعداد به خوبی انجام شود، آن گاه می توان هم افزایی و Synergy ایجاد کرد. این مسئله همچون تیم فوتبال می ماند که اگر جذب استعداد به خوبی انجام شده باشد و رهبر تیم نیز به خوبی آنها را هدایت و در آنها انگیزه ایجاد کند، این تیم تبدیل به بهترین تیم خواهد شد. مسئله برند آفرینی در سازمان دانشگاه نیز در راستای جذب افراد شایسته و قرار گرفتن در مسیر تعالی است.

مدیر روابط عمومی دانشگاه، سپس به تعریف مفهوم چابکی پرداخت و افزود: چابکی یعنی پیش کنشی و به معنی تشخیص فرصت ها و اقدام سریع در این زمینه است. در واقع سازمان یا فرد موفق پیش کنشی عمل می کند و نه واکنشی. سازمان، پیش از اینکه اتفاقی رخ دهد، آن اتفاق و نیاز را پیش بینی می کند و برای آن پیش کنش دارد. پس ما علاوه بر واکنش سنجی و واکنش سازی باید پیش کنشی داشته باشیم و در برخورد و مواجهه با مسائل سرعت داشته باشیم. در سوالات نیز مدام از افراد پرسیده شود که با چه سرعتی ایده تولید می شود و چند پروپوزال تولید شده است. این مسئله جوشش و جنبش وسیع برای کار ایجاد می کند. نیاز داریم افراد برای کار، شوق و اشتیاق زیاد داشته باشند.

دکتر ترابی، ذهنیت مشترک و هویت منسجم برند را به معنای ذهنیت افراد، نسبت به خود و سازمان خواند و تاکید کرد: باید نسبت به خودمان ذهنیتمان مثبت باشد. قطعا افراد در زندگی اشتباهات زیادی داشتند اما باید به نقاط مثبت آن فکر کنند و از اشتباهات پند بگیرند. اینکه سال ها به خاطر اشتباهی خود را مذمت کنیم بدترین حالت ممکن است از این رو توجه کنید که تجربیات مثبت می تواند ذهنیت منسجم را به وجود بیاورد.

مدیر روابط عمومی دانشگاه، سپس به تبیین مسئله پاسخگویی در قبال عملکرد پرداخت و گفت: باید توجه داشته باشیم که اگر اهداف سازمان تحقق پیدا نکرد افراد باید نسبت به آن پاسخگو باشند. در وهله نخست نیز مسئله پاسخگویی به خود قرار دارد یعنی هر روز از خود بپرسیم که امروزمان به چه گذشت و چه آموختیم و چگونه عمل کردیم و در وهله بعدی به سازمان پاسخگو باشیم. ممکن است افراد در مواجهه با سوال تغییر رفتار ندهند اما کمک می کند که شرایط برای او یادآوری شود. یاد آوری در سازمان روان انسان از جایگاه برخوردار است و در تغییر افراد نقش دارند. پاسخگویی در قبال عملکرد در دل خود یادآوری دارد.

دکتر ترابی، حرکت در مرزها و اشتراک گذاری را به مثابه همکاری خواند و افزود: باید بتوانیم در مرزها اوج همکاری را داشته باشیم چرا که هر فردی حوزه کاری خود را دارد اما علوم مشترک است و هیچ کاری تنهایی اثر بخش نیست. قاعدتا اگر بخواهیم عالی بمانیم باید در کارهایی که عالی نیستیم از همکاری افراد استفاده کنیم. باید بتوانیم در مرزها حداکثر کارایی و قدرت را داشته باشیم و برای اینکار باید بتوانیم ادغام خدمت، فناوری، اشتراک گذاری ایده ها و استفاده از ایده ها در مرزهای عملکردی و وظیفه ای را به وجود بیاوریم.

وی خاطر نشان کرد: اگر مرکزی بتواند همکاری را ایجاد کند، این کار موجب صرفه جویی در هزینه ها تا 20 درصد می شود. همکاری یکی از موارد بسیار جدی برای نمایش کارایی و قدرت است. همکاری همچون درگیر شدن چرخ دنده های یک ماشین، در ابتدا ممکن است سایش و زبری ایجاد کند اما در ادامه بسیار خوش آیند خواهد بود و مقدمه یک رخداد خوب است.

مدیر روابط عمومی دانشگاه، با بیان اینکه "ما پر از رویه های قدیمی هستیم و باید مدام آنها را تغییر دهیم" به یادگیری اشاره کرد و گفت: باید بدانیم سازمان در ایجاد و اشتراک ایده های ارزشمند و خوب چگونه عمل می کند. چقدر می تواند مشارکت های جدید به وجود بیاورد و چقدر برای توسعه فردی و گروهی وقت می گذارد. چقدر در تغییرات انعطاف دارد و می تواند روش های قدیمی را رها و روش های جدید را ایجاد کند.

دکتر ترابی، افزود: هر کاری که یاد می گیریم، می تواند برای ما شیوه های جدید را خلق کند و شرایط اجرا و ایجادش را فراهم کند. فرد و سازمان یادگیرنده از وظایف فراتر می رود و نتیجه کار برای او مهم است. برای همین می تواند خیلی سریع مرزهای خود را جابجا کند. اصلا تمام قدرت و قابلیت آن در بی مرزی است به این معنا که در هر کجا که فکر کند موثر است، حرکت می کند.

وی رهبری را از دیگر ویژگی های سازمان موفق خواند و گفت: در رهبری تمام سعی بر این است که درک مشترک ایجاد شود. سازمان های موفق سازمان هایی هستند که توانستند این درک مشترک را در تیم ها به معنای واقعی به وجود بیاورند. ذهنیت مشترک مقدمه درک مشترک است. ممکن است همه از موضوعی ذهنیت مشترک داشته باشند اما درک مشترک نداشته باشند. داشتن ذهنیت مشترک شرط لازم اما ناکافی برای دست یابی به درک مشترک است. در برنامه برندآفرینی روابط عمومی قصد داریم به این ذهنیت مشترک برسیم که نقش و ماموریت ما برای دانشگاه علوم پزشکی تهران در چه سطحی قرار دارد و چگونه می خواهیم بازآفرینی و هم آفرینی را در خود و دانشگاه تسهیل کنیم.

دکتر ترابی، بر ضرورت آرایش مجدد الگوهای ذهنی تاکید کرد و گفت: باید الگوهای ذهنی خود را آرایش مجدد کنیم. باید چینش هایی را که از قبل در ذهنمان ایجاد شده برهم بزنیم  تا بتوانیم پیشرفت کنیم و مسئله جدیدی خلق کنیم. باید با آرایش مجدد مدام مسیر کمال را طی کنیم. اگر برای تغییر فشار نیاورید، تغییر به شما فشار می آورد.

مدیر روابط عمومی دانشگاه، بر اهمیت روابط پایدار با مخاطبان و اعتماد سازی تاکید کرد و گفت: بیست درصد از مخاطبان معمولا 80 درصد ارزش را تشکیل می دهند چرا که انها مخاطبان کلیدی و influencer  هستند. باید افراد تاثیر گذار در سازمان ها شناسایی و جذب شوند. این افراد مورد توجه هستند و پیروانشان حرف های آنها را می خوانند از این رو تغییر در ذهن آنها می تواند موجب تغییر در ذهن دیگران شود. همچنین سوال در ذهن او می تواند یک تحول چشم گیر را ایجاد کند. بنابراین باید پروفایل مخاطبان داشته باشیم و از میان مخاطبان، افراد تاثیرگذار علمی را شناسایی کنیم و برای آنها برنامه داشته باشیم. آنها باید تبدیل به لاین های اصلی برنامه ها شوند چرا که در حوزه علم، به نوعی سلبریتی محسوب می شوند و افراد زیادی آنها را می شناسند.

وی وحدت استراتژیک را به معنای بیان و اشتراک نقطه نظرات استراتژیک دانست و یادآور شد: وحدت استراتژیک دارای سه سطح فکری، رفتاری و رویه ای است. ممکن است افراد از وحدت فکری برخوردار باشند اما وحدت رفتاری نداشته باشند. (مانند کسی که می داند باید مسواک بزند اما نمی زند) بحث این است که چگونه وحدت فکری به وحدت رفتاری تبدیل شود. باید پیام های کوچکی طراحی کنیم و آنها را مرتبا تکرار کنیم تا تبدیل به رفتار شود. تکرار پیام های ساده به درک مشترک کمک می کند.

دکتر ترابی، سپس به تعریف مفهوم نوآوری پرداخت و گفت: باید بررسی کنیم که در انجام کارهای جدید چه در محتوا و چه فرآیند چقدر خوب هستیم. این سوالی است که باید مرتبا از خود بپرسیم. سپس باید بدانیم کارهای جدیدمان در چه حوزه ای است (فرآیند های اداری، دسترسی جغرافیای برند، هویت برند است، تمرکز بر کارها دارد یا ندارد، چقدر مخاطبان را هیجان زده می کند، چقدر اعتماد را بیشتر می کند و چقدر سرزندگی و پویایی را بیشتر می کند) آن وقت می توانیم بگوییم نوآوری در کارهایمان جاری است. باید مرتب بیافرینیم. چون ما مخلوق خالق بزرگی هستیم که کن فیکون می کند و این خاصیت را به ما نیز داده است.

مدیر روابط عمومی انشگاه، آخرین ویژگی را کارایی عنوان کرد و گفت: کارایی یعنی چقدر در مدیریت هزینه ها خوب هستیم. اگر بتوانیم ساده ترین قابلیت های سازمانی را مد نظر قرار دهیم می تواند 25 درصد هزینه ها را کاهش دهد از این رو بخشی از کارایی مربوط به مدیریت و کاهش هزینه هاست. سازمان ها هر چقدر هم که ثروتمند باشند باز هم برای کارها محدودیت منابع دارند لذا مدیریت خوب هزینه ها می تواند در موفقیت سازمان نقش آفرینی کند.

وی در پایان گفت: اگر واحدی در سه ویژگی خوب باشد، یعنی در حال پیشرفت است و در مسیر موفقیت قرار دارد.
عکس: مهدی کیهان