دکتر ترابی: تدوین شیوه نامه ها و دستورالعمل ها در راستای هویت دیداری و یکپارچگی بصری است

به گزارش روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی تهران، دکتر ماشاءاله ترابی، در سومین جلسه کمیته سرآمدی در برندینگ دانشگاه که چهارشنبه اول مرداد 99 در سالن G5 ستاد مرکزی برگزار شد، بر ضرورت طراحی دستورالعمل ها و پروتکل ها تاکید کرد و گفت: باید برای تمام اموری که می تواند احساس، فکر و رفتار همکاران را تحت تاثیر قرار دهد، برنامه ریزی و پروتکل داشته باشیم. به عنوان مثال یکی از پروتکل های جدی دانشگاه برای ایجاد روحیه شادی و نشاط و همچنین نحوه همدردی با همکاران در هنگام غم است.
وی تهیه لیست مناسبت ها و وقایع مهم دانشگاه به منظور تدوین دستورالعمل و شیوه نامه اجرا را بخشی از وظایف مهم روابط عمومی خواند و تصریح کرد: باید در تمام کارهایی که انجام می دهیم، به نوعی نماد دانشگاه حضور داشته باشد و خود را معرفی کند. در واقع برای هر برنامه ای که در دانشگاه اتفاق می افتد، باید پروتکل داشته باشیم و برنامه ریزی کنیم.
دکتر ترابی سپس نشاط، همدردی، افتتاح ها، همایش ها، فارغ التحصیلان، مناسبت ها، شهروندان جدید، نمایشگاه ها، نام گذاری ها، بازنشسته ها، بزرگداشت ها و پیشرفت های کلیدی را از عمده وقایع دانشگاه عنوان کرد و خواستار بررسی بیشتر روی هرکدام از عناوین، به منظور طراحی پروتکل های اجرای آن شد.
مدیر روابط عمومی دانشگاه، استفاده از تجربه دانشگاه های بزرگ دنیا در این موضوعات را کمک کننده خواند و گفت: با جستجو در میان دانشگاه های بزرگ دنیا و پیگیری فعالیت دانشگاه هایی که در سطح دنیا موثر عمل کرده اند، می توان به راحتی به مقررات و دستورالعمل های آن دست یافت و از آن الگو گرفت(به عنوان مثال، نحوه استفاده از لوگو) از این رو دانشگاه علوم پزشکی تهران نیز باید چنین سبکی را در برنامه های خود ایجاد کند.
وی طراحی تمپلیت های اولیه و تصحیح و تکمیل آنها در جلسات آتی کمیته سرآمدی را از دیگر برنامه ها دانست و ابراز داشت: دستورالعمل های صادر شده از کمیته سرآمدی، از طریق کمیته رصد مورد پایش و ارزیابی قرار خواهند گرفت تا با دریافت فیدبک های مختلف، در ورژن و نمونه بعدی اصلاح شوند. همچنین باید بتوانیم شرایط و فضای کلی را به گونه ای آماده کنیم تا همکاران در سطح دانشگاه، برای اجرای این پروتکل ها مشتاق باشند.
دکتر ترابی، سپس به تفکیک اقدامات کلیدی دانشگاه پرداخت و گفت: یکی از این اقدامات ایجاد روحیه نشاط در دانشگاه است که شامل جشن ها، مسابقات، اماکن تفریحی، پویش ها، خوش آمد گویی، پوشش دانشگاهی و برنامه های انگیزشی است. قصد داریم هر گونه فعالیتی که در دانشگاه انجام می شود با لگو، پوشش و دستورالعملی انجام شود که به برند دانشگاه کمک کند و ارزش برند دانشگاه را افزایش دهد.
وی بر تقویت بخش نظر سنجی و افکار سنجی در روابط عمومی تاکید کرد و یادآور شد: با فعالیت این بخش و انعکاس نظرات به آنها، می توانیم رصد کنیم که آیا بر اساس برآوردهای انجام شده، ایده یا نظری باید تغییر کند یا حذف شود. از این رو باید پروتکل داشته باشیم که در چه مکانیسمی نظر سنجی ها صورت گیرد و افکارسنجی چگونه علمی و قابل استناد باشد و سلیقه ای نباشد تا به پیشرفت دانشگاه کمک کند.
مدیر روابط عمومی دانشگاه، در ادامه افزود: از تمرکز بر ارائه خدمات و نوع آن پرهیز کنید چرا که قرار نیست برای کسی تعیین و تکلیف کنیم که چگونه خدمت ارائه کند، بلکه مشخص می کنیم که هر خدمتی که ارائه می شود، پوشش آن چگونه باشد تا نتیجه کلی در جهت رشد برند دانشگاه باشد. در واقع ما متولی برند هستیم و تلاش می کنیم تا نمادهای دانشگاه به جا، درست و در شان دانشگاه دیده شود و بتواند یکپارچگی بصری ایجاد کند.
وی راه اندازی بخش مستندات برای دریافت سربرگ ها، الگوی پاورپوینت ها و نامه ها با فرمت و شکل واحد را کمک کننده خواند و تصریح کرد: هر مستندی که چاپ و یا ارائه می شود باید فرمت خاصی داشته باشد که با قرار گرفتن در وب سایت می تواند به راحتی قابل دسترسی و دانلود باشد.
مدیر روابط عمومی دانشگاه سپس با بررسی هویت دیداری دانشگاه، شامل مهر دانشگاه ،آرم، فرم، رنگ های سازمانی، فونت ها، ساختار و سربرگها و سمبل گفت: باید اطلاعات و مشخصات مربوط به هرکدام از این بخش ها مشخص و تعریف شود.
دکتر ترابی، طراحی شعار دانشگاه را در جهت هویت کلامی خواند و افزود: "فرصت آفرینی و سرآمدی" شعار اولیه ای است که برای روابط عمومی طراحی شده و باید در ادامه مسیر آن را پخته تر کنیم. اینکار تنها از طریق بررسی شعار بزرگ ترین دانشگاه های دنیا میسر شد و اکنون باید در موضوعات مختلف ببینیم که مدل اداره ی برند دانشگاه های رده اول دنیا چگونه است و چگونه حمایت جذب می کنند تا بتوانیم به یک جمع بندی و همراهی کلی برسیم که البته این کار مستلزم ایجاد فضای ذهنی است و قطعا طراحی شعار در هویت کلامی ما فوق العاده اثر دارد.
وی زیبایی را موجب پیشرفت دانست و طراحی شعار را در جهت خلق زیبایی خواند و افزود: هر آنچه که در ذهن ما تکرار شود، تبدیل به باور و عقیده می شود. یک روش نیز تلقین است، چون تلقین باور را تغییر می دهد.
دکتر ترابی، هویت دیداری را شامل فضا سازی و زیبا سازی عنوان کرد و افزود: در هویت دیداری بحث فضاها هم قرار می گیرد اما حواسمان باشد نمی توانیم همه چیز را به یکباره تغییر دهیم. باید ایده آل گرا باشیم ولی شرایط را هم در نظر بگیریم.
در پایان این نشست مقرر شد تا همکاران، پیشنهادات خود برای بخش های مختلف را آماده و در جلسات آینده ارائه نمایند.